Artigo de Opinião – Por Leonard Batista, Associado Alumni do Instituto Líderes do Amanhã
A visita técnica é um dos eventos extraordinários do Instituto Líderes do Amanhã e está presente no cronograma anual do ciclo de formação. Seu principal objetivo é proporcionar aos associados a interação junto às maiores empresas do Espírito Santo, promover o conhecimento técnico dos processos e também a troca de informações sobre as boas práticas de gestão. No entanto, a organização de uma visita técnica se mostra mais complexa do que se possa imaginar em um primeiro momento e, por isso, o presente texto busca explicitar os aprendizados acumulados até o momento para apoiar todos associados na organização do evento.
- Defina local e data – A data é essencial para o planejamento e início dos preparativos. A escolha da empresa deve ser realizada de acordo com disponibilidade dessa, e com a relevância do conteúdo e conhecimento a ser disseminado aos associados. O tempo prévio para definição da data pode variar de 1 a 3 meses, a depender de cada empresa. Aqui, é importante uma participação muito próxima da diretoria para entender a demanda do Instituto.
- Escolha bem os líderes da visita técnica – A palavra “líderes” está no plural de forma intencional. São necessárias duas figuras de liderança na condução de uma visita técnica:
- Líder de Evento – Associado (membro do comitê de formação ou não) responsável pela estratégia da visita, que conduzirá a interface entre Instituto e empresa e construirá o “briefing” da visita.
- Líder da Visita – Designado da empresa, responsável pela recepção e condução dos associados. É importante que a pessoa responsável pela visita possua conhecimento profundo sobre o negócio e tudo o que for apresentado para que possa não só apresentar, mas também contextualizar todos os itens, além de saber números relevantes sobre a empresa.
- Planejamento – A criação de um cronograma com o horário de início e término de cada etapa da visita é etapa fundamental. Discuta este planejamento com o time interno da empresa a ser visitada, também com a Diretoria de Formação. Dessa forma, as primeiras críticas irão surgir e o cronograma pode ser melhorado. Após esta etapa, construa um “briefing” do evento e compartilhe com os associados. Quando marcamos uma visita técnica, é importante deixar todos cientes dos pontos que serão abordados/visitados, assim, evita-se frustrações.
- Envolva os stakeholders da empresa – A percepção de receptividade da empresa vai muito além da dedicação e simpatia do Líder da Visita. Esta é sentida na interação com cada colaborador envolvido na visita, desde os níveis de alta liderança até os níveis operacionais. O envolvimento de todos possibilita a mobilização da organização. Muitas empresas possuem estruturas funcionais para recepção de visitas institucionais, é necessário que o Líder da Visita envolva os responsáveis e deixe claro a importância do Instituto no cenário estadual e o impacto positivo para a empresa de uma boa percepção da visita pelos membros do ILA.
- Defina bem o roteiro da visita – Ter um momento com a gestão da empresa (CEO, Diretoria ou Gerentes) é importante para que a interação entre os membros do instituto e a empresa permeie a alta liderança. É importante ter algo efetivamente prático que possa explicitar o dia a dia da empresa e não ficar só no institucional. Objetividade é importante para que o conteúdo vença o cansaço! Tempo: para uma visita técnica, o tempo tem que ser muito bem utilizado. Para tanto, é necessário priorizarmos alguns assuntos. Em uma empresa maior, tentar falar de tudo um pouco é um risco muito grande, principalmente pela quantidade de áreas/processos existentes.
- Coffee – Os associados alterarão sua agenda pessoal e profissional para poder participar da visita técnica. Muitas vezes sairão mais cedo de casa do que o normal, enfrentarão um certo stress no trânsito, e por isso é normal que não estejam com o humor 100% no momento do início da visita. O coffee ajuda não só no quesito “fome”, mas também para “quebrar o gelo” e promover um momento de bate-papo e descontração para que possa dar início à visita.
- Pontualidade – Um bom planejamento só pode ser bem executado se houver pontualidade no roteiro combinado. A responsabilidade neste item é de todos os envolvidos. Começa pela disponibilização de transporte e infraestrutura e pela chegada dos membros no horário combinado. Durante a visita, é importante que todos conheçam e cumpram o cronograma.
- Cuide dos Detalhes – Antes de mais nada, aqui a máxima “Detalhes importam!” impera! Ao longo das últimas visitas técnicas, pequenos fatores se mostraram cruciais para o melhor aproveitamento da visita. Um coffee mais completo quando a visita inicia na primeira hora do dia, ou um coffee mais leve quando a visita se inicia mais próximo ao almoço, é um dos exemplos de detalhes que fazem a diferença em toda a visita.
- Esteja atento às demandas do grupo durante a visita – Por mais que o planejamento tenha sido realizado de forma impecável, haverá surpresas durante a visita. Aqui, o famoso jargão reina: “Treino é treino, e jogo é jogo!”. Por isso, é necessário estar com ouvidos bem abertos aos associados durante a visita. Faça perguntas abertas! Os associados podem ficar entediados, cansados, ou simplesmente muito curiosos para ver algo que não estava no planejamento inicial. Sempre que possível, atenda aos pedidos! Lembre-se: “Planejamento bom é aquele que pode ser alterado ao longo do trajeto”.
- Entregue “algo a mais” – Encantar os associados é o objetivo! Utilize os recursos existentes (que pode variar em cada situação e empresa) para superar as expectativas, e assim buscar o “NPS 100”! Um bate-papo direto com o CEO, uma palestra, um brinde especial, ou até mesmo um “happy hour” após o evento são exemplos de como entregar algo a mais.
A visita técnica é uma ótima oportunidade para fortalecer laços entre o ILA e as empresas do Espírito Santo. Fazer deste evento algo memorável se passa por exercermos nossa liderança como associados no planejamento, na condução, e na participação da visita.
